Современная система управления предприятием включает в себя обязательную автоматизацию. Программные сервисы могут не только оптимизировать производственный процесс, но и облегчить функции многих сотрудников компании. Для замещения ручного труда используются различные компьютерные платформы. Они создаются по общепринятым правилам и вмещают в себя модули для различных сегментов производства: маркетинга, продаж, логистики и бухгалтерии. Научиться работать с автоматизированными системами несложно.
Назначение ERP-систем и их главные функции
ERP-система в современном бизнесе — это целый комплекс автоматизированных решений для управления предприятием в целом. Такая система планирования используется в структурах компании и представляет собой целостный сервис для оптимизации рабочего процесса.
Сотрудники компании вносят в программу данные о компании, продукте, продажах и затратах. На основе полученных данных управленец корпорации анализирует производство и делает определенные выводы. Такие управленческие сервисы помогают принимать взвешенные бизнес-решения и анализировать работу в целом.
Все данные находятся в едином компьютерном реестре — ERP программе. Сотрудники получают доступ к сервису. К главным функциям управленческих программ можно отнести следующее:
объединение производства и отделов продаж (магазинов, торговых точек) в одной компьютерной системе;
обеспечение всех сотрудников компании достоверной информацией;
возможность руководителя отслеживать своевременное выполнение задач;
своевременная помощь в принятии управленческих решений.
Основное отличие ЕРП программы заключается в том, что это программное обеспечение охватывает весь спектр бизнеса, а не отдельные его модули. Например, многие CRM-программы работают только в отдельном сегменте: бухгалтерия, налоговый учет или продажи.
Улучшаем работу компании: нужна ли помощь ERP?
Автоматизация бюджетного процесса — важная составляющая эффективного производственного процесса. Работать в современном мире без наличия автоматизированного ПО невозможно. При помощи компьютерных систем можно управлять предприятием в любой точке мира. Управленец может вести переговоры, учет и контролировать процесс, не выходя из собственного кабинета.
ERP сервисы в выполнении этих функций играют важную роль. С их помощью можно:
ускорить документооборот между филиалами;
получить мгновенный доступ к любой информации;
эффективно управлять работой филиалов;
вести работу с заказчиками.
Управленец может в любой момент получить доступ к любым финансовым документам. Все данные хранятся в системе, что исключает наличие черной бухгалтерии. Вы изучаете отчетность каждого подразделения и анализируете эффективность его работы в отчетном периоде. При помощи финансовой отчетности можно рассчитать вероятную прибыль и сравнить показатели за несколько кварталов. ЕРП-база единая для всех структур подразделения. Выполнить какие-либо финансовые махинациии не получится.
Система позволяет обобщить данные о каждом сотруднике. Вы можете получить доступ к информации о кадрах и оценить их пользу для производства.
Ведется учет сотрудников и выявляется дефицит специалистов в отдельных структурах. Это особенно актуально для тех предприятий, филиалы которых находятся в разных городах страны.
В ERP-системе можно объединить многовалютную систему расчета. Это поможет производить расчеты по заказам между филиалами, которые размещены в разных странах. Такая оптимизация системы бюджетирования — эффективный способ ведения бизнеса за границей и сотрудничества с иностранными корпорациями.
Когда оптимально внедрять ЕРП-сервисы?
На первых этапах открытия предприятия можно не автоматизировать производственный процесс полноценными управленческими программами. Для обмена информацией между филиалами подойдет небольшая офисная программа (например, sap bi bo). Это структурированные ПО, при помощи которых можно вести документооборот небольшого предприятия в электронном виде.
По мере роста предприятия (формирование различных отделов), доступ к обмену информацией между подразделениями затрудняется. Каждый отдел выполняет все большее количество функций, контроль которых очень сложен. На помощь придет ERP-система, которая позволит объединить беспорядочный поток информации и полноценно регулировать производственный процесс.
Как правило, ЕРП-программы — дорогостоящий продукт. Позволить программное обеспечение на ранних стадиях работы компании достаточно сложно. В сфере малого бизнеса такие сервисы не очень востребованы. Они подойдут для крупных предприятий и станут прочным фундаментом для бесперебойного контроля.
Детализация функций ЕРП
Что нужно оптимизировать в бизнесе? Такой вопрос волнует многих управленцев, не имеющих опыта в автоматизации производства. Программное обеспечение позволяет охватить все сферы деятельности компании. Каждый модуль рассчитан на выполнение определенных функций и является важным звеном цепочки системы учета.
Детализация ЕРП-систем включает следующие модули производства:
Финансы. Реальный контроль над всеми финансовыми отчетами: количество денежных средств в обороте, кассовые операции, валютные расчеты с иностранными контрагентами, отличие валового дохода от прибыли. Вы можете планировать текущие затраты и рассчитывать вероятную прибыль от проведенных сделок;
Складской учет. Состояние остатков товара, его передвижение между складами. В системе указывается не только наименование, но и место хранения продукции, номенклатурный номер при отгрузке и партия производства. Можно отследить залежавшийся товар и увидеть срок годности каждого отдельного продукта;
Продажи. Программное обеспечение можно внедрить в небольших торговых точках. Таким образом, возможно вести кассовый учет магазинов, контролировать отгрузки и просматривать расходные накладные. По каждой операции система разрешает распечатать фискальный чек, что является гарантией безопасной покупки;
Производство. Учитывается полный цикл изготовления товара: технологическую карту, нормы затрат материала и рабочей силы. Рассчитывается себестоимость продукта, цена ее изготовления и возможная реализация к конечному потребителю;
Работа с поставщиками. Компьютерный сервис собирает всю информацию о контрагентах, расчеты с ними и закупочные цены для отдельных поставщиков. Возможно автоматическое формирование заказов и расчет маршрута отгрузки товара к контрагенту;
Товарный учет. Хранение полной информации об отдельном продукте: его номенклатурный номер, штрих коды, артикулы и фотографии со всех сторон. В системе имеется полный товарный справочник, информация о нововведениях и цены в нескольких валютах;
Ценообразование. Все о формировании цены на отдельный товар: себестоимость, возможная наценка для тех или иных контрагентов, прайс-листы и контроль ценообразования;
Учет услуг. В данном модуле ведется учет всех ремонтов, гарантийного обслуживания оборудования, контроль сроков и оплата за произведенные услуги.
Многие ЕРП-программы имеют модуль для интернет-продаж. Продажа товаров в интернете — востребованный сектор услуг, который позволяет покупать продукции всем желающим, независимо от места жительства. Интернет-ритейлеры вносят в программу всю необходимую информацию и обновляет склад после завершения сделки в режиме онлайн.
Обязательной составляющей всех ERP-систем является работа с персоналом и маркетинговая сфера. Лояльность и присутствие коммуникаций с клиентами — очень важный момент для продвижения товара.
В сервисе указаны все возможные каналы связи с целевыми покупателями и горячие предложения для оптовиков. При работе с персоналом ведется не только расчет оплаты труда, но и учитывается дефицит профессий. Это очень удобно для тех предприятий, которые имеют филиалы по всей стране.
Отечественный рынок ERP-систем
Каждый управленец знает, что главная функция ЕРП-программ — автоматизация бизнеса под ключ. Программное обеспечение способствует рациональному снижению затрат и эффективному распределению ресурсов.
Отечественный рынок представлен большим количеством компьютерных управленческих программ. Каждая имеет свои преимущества и недостатки. Но все они облегчают процесс ведения бизнеса и помогают принимать рациональные решения.
Самыми востребованными сервисами являются следующие:
Галактика ERP. Сервис разработан под отечественное законодательство и применяется во многих сферах. При помощью программы можно интегрироваться с другими подрядчиками, работать одновременно большому числу сотрудников и полностью администрировать подразделения. Платформа имеет высокую производительность и оснащена защитой персональных данных от хакерских программ;
ERP SAP. Самый востребованный автоматизированный продукт на отечественном бизнес рынке. Позволяет регулировать работу предприятия и получить доступ к финансам, кадровой политике. Вы можете управлять производственным процессом и одновременно вести работу с поставщиками — сервис настроен на многопрофильную работу;
Microsoft Dynamics AX. В сервисе охвачено несколько подсистем, которые контролируют работу всей компании. ЕРП продукт имеет понятный интерфейс, адаптирован под работу любой бизнес-структуры. Вы можете внедрить и другие модули от Микрософт, установить резервную копию. Важным преимуществом является разграничение прав доступа — каждый пользователь получает доступ к ограниченному объему информации;
Oracle E-Business Suit. Иностранный автоматизированный продукт, имеющий целый комплекс систем управления бизнесом. Важной составляющей платформы является налоговый и бухгалтерский учет, который исключает наличие ошибок и неточностей в системе.
Для приобретения ЕРП программ необходимо обратиться в специализированные компании. Сотрудники не только расскажут вам детали установки сервиса, но и могут настроить программное обеспечение самостоятельно.
Перед покупкой сервиса определите, какие бизнес-структуры вы будете автоматизировать. Для процесса автоматизации можно купить готовые программы или заказать ПО по индивидуальному плану.
После установки ERP-системы, вы должны внести необходимые данные в систему учета. Только после этого программа анализирует их и вы можете вести полноценный документооборот предприятия.
Для работы с ЕРП системами сотрудникам вашей компании, скорее всего, придется пройти курс обучения. При возникновении сложностей с работой сервиса, обратитесь в техническую службу поддержки. Операторы помогут разобраться с возникшими вопросами.
Использовать современные автоматизированные решения для бизнеса — важный этап в завоевании большего сегмента рынка Только при помощи успешной автоматизации получится увеличить свою прибыль и расширить производство в несколько раз не привлекая дополнительные финансовые вливания.